La circulation de l’information
Une bonne communication interne entre les “Fouesn’ Pom’ Girls” est indispensable. Toute information reçue est communiquée aux collègues et/ou à la direction.
Pour s’assurer que les informations circulent et que toute l’équipe en a connaissance, l’OMT a mis en place deux outils ainsi que des temps d’échanges.
Un espace d’informations partagé
- Le Google drive. Tous les documents partagés peuvent être consultés et complétés/modifiés par toute l’équipe.
Un cahier de transmissions
Il s’agit d’un outil sous format excel placé sur le Google drive. Partagé avec l’ensemble de l’équipe, il se compose des rubriques ci-dessous :
- Transmissions (information utile à partager avec l’équipe)
- Infos socio-professionnels (information utile concernant un partenaire)
- Remarques orales/écrites (avis donné par un visiteur)
- Incidents (une situation/un problème lié au fonctionnement interne)
- Réclamation (une personne qui exprime une réclamation et auprès de qui nous assurons un suivi)
- Avis sur l’OMT (une personne qui exprime son avis sur l’OMT)
Des réunions d’équipe et des réunions de travail
Deux réunions mensuelles sont organisées (sauf été) avec l’ensemble des “Fouesn’ Pom’ Girls ». Ces réunions sont l’occasion de faire le point sur les dossiers de chacun membre de l’équipe mais également d’échanger et de réfléchir sur les projets à mener. A l’issue de chaque réunion, un compte-rendu est rédigé et transmis à l’ensemble du personnel.
Complémentairement aux réunions d’équipe, la direction se tient à la disposition de chaque membre des ‘Fouesn’ Pom’ Girls » afin d’échanger ou travailler sur un projet en particulier.
Cahier de transmissions
Compte rendu de réunions d’équipe
